Правила делового общения по электронной почте

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Параметры сторонних почтовых сервисов

Заходим в меню настроек и выбираем нужный аккаунт.

Теперь подробней о самих настройках:

— Название аккаунта. Чтобы не запутаться при работе с большим числом подключенных аккаунтов при настройке Gmail и его последующем использовании, здесь можно указать имя учетной записи, по которому вы и будете обращаться к почте.

— Ваше имя. Это имя будут видеть все ваши адресаты. Можно указать ник либо выбрать любое желаемое название.

— Частота синхронизации. Тут настраивается период, как часто вы хотите получать новую почту. Стоит подумать о не слишком частом периоде во избежание переполнения памяти смартфона и быстрого расхода батареи.

— Сервер входящей/исходящей почты. Эти настройки мы уже вводили при создании нового ящика в прошлом материале(ссылка в самом верху статьи). Если администратор одного из сервисов поменял что-то на удаленном сервере и почта перестала приходить, здесь можно ввести нужные параметры, узнав о них заранее на страничке технической поддержки веб-сервиса.

Использование электронной почты

Развитие интернет-технологий во многом упростило работу с клиентами и контрагентами компаний – партнерами по бизнесу, поставщиками, оптовыми заказчиками.

Электронный ящик сейчас существует у каждой компании и позволяет практически мгновенно отправлять коммерческие предложения, отчетность партнерам и вышестоящим органам, заявки и договоры.

К преимуществам электронной почты относятся следующие:

быстрая доставка сообщений, что позволяет во многом ускорить процесс совершения сделок и операций;
низкая стоимость. По сравнению с обычной почтой или курьерской доставкой электронная почта стоит гораздо меньше. При рассылке можно использовать сервисы, которые могут быть абсолютно бесплатными и позволят осуществлять рассылку тысяч писем ежедневно;
сокращение уровней управления в компании – любой сотрудник компании может напрямую обратиться к руководителю с предложением каких-либо идей. Электронная почта, таким образом, стимулирует инновации и позволяет организациям развиваться быстрее. Но в данном случае необходимо следить за тем, чтобы электронная почта не превратилась в своеобразную «книгу жалоб», когда сотрудники по любому поводу будут писать письма руководителю компании, отвлекая его действительно важных вопросов;
возможность передачи большого объема данных. Все почтовые сервисы имеют облачные службы, которые поддерживают хранение и использование больших массивов данных, которые легко и беспрепятственно передаются с одного электронного адреса на другой;
безопасная передача данных и возможность резервного копирования информации. Факсы или обычная почта более уязвимы;
возможность более быстрого отклика на потребности клиентов – электронная почта позволяет оперативно реагировать на жалобы или предложения потребителей.

Тем не менее, такой тип связи имеет и свои недостатки. В первую очередь это может быть связано с некомпетентностью специалистов, осуществляющих рассылку писем и, как следствие, нарушение координации между компанией и ее клиентами. Знание основ этики делового общения – основное требование для тех лиц, которые отвечают в организации за почтовые рассылки.

9. Поделиться электронной почтой с другими приложениями

Сохранять важные электронные письма легко, нажав на значок звездочки рядом с ними. Вы можете найти их позже, открыв помеченную папку. Но что, если вы хотите сохранить электронное письмо в Evernote?

Вы можете сделать это долгим нажатием на слово в сообщении. Маленькие синие вкладки появятся по обе стороны от слова, поэтому перетащите их в стороны, чтобы выделить весь текст, который вы хотите сохранить. Затем выберите « Поделиться» в небольшом окне меню, которое открывается чуть выше, и выберите приложение, в которое вы хотите его сохранить.

Вы можете сохранить текст в Evernote, опубликовать его в Slack, скопировать в документ или использовать в любом другом совместимом приложении.

2. Более интеллектуальный поиск

Gmail использует огромное количество операторов, которые дают вам возможность создавать очень конкретные поисковые запросы. Google поддерживает их полный список на своем веб-сайте.

Вам никогда не понадобится использовать многие из них — — например, поиск в заголовке идентификатора сообщения — но число действительно полезно. Вот некоторые из основных моментов:

от: , до: , cc: — поиск отправителя или получателя.
+ , — — соответствие или исключение определенных слов.
после: [гггг/мм/дд] , до: [гггг/мм/дд] — поиск письмо, отправленное или полученное до или после определенной даты.
old_than: , newer_than: — поиск почты старше, чем, 2d (два дня ), 3 месяца (три месяца), 4 года (четыре года) и т. Д.
has: attachment , filename: — поиск любого вложения или вложения определенного типа.

Опять же, добавление ключевых слов для поиска делает поиск более конкретным, и операторы также можно комбинировать. newer_than: 7d has: attachment report будет искать электронные письма, содержащие слово «отчет» с вложениями, которые были отправлены в течение последней недели.

Google также использует аналогичные операторы в своей основной поисковой системе, на случай, если вы тоже захотите поэкспериментировать с ними.

Как искать в Gmail

Если вы похожи на меня и каждый день получаете сотни электронных писем, нелегко сохранить ваш почтовый ящик незагроможденным. К счастью, Gmail имеет отличную функцию поиска, которая пригодится, когда вы ищете конкретную почту. Вы можете искать почту, полученную на определенную дату, фильтровать сообщения по отправителю, просматривать почту, в которой есть только вложения, и многое другое.

Нажмите значок поиска в верхнем правом углу.
Введите ваш параметр поиска .
Gmail будет отображать электронные письма, соответствующие запросу.

Если вы заинтересованы в просмотре всех доступных параметров, вот полный список. Метки и фильтры предлагают более простой способ классификации электронных писем, но обе функции недоступны в приложении Android. Вам придется использовать Gmail на рабочем столе для создания фильтров и ярлыков.

7. Let It Learn

Gmail использует машинное обучение, чтобы помочь вам организовать и разобраться в своей электронной почте. Это происходит как в папке «Приоритетные», которую можно включить в приложении Gmail, выбрав Настройки> > Тип папки «Входящие» ), так и в папке «Важные».

Служба узнает, что важно, с помощью различных факторов, включая отправитель — это то, что вы читаете, отвечаете, архивируете или удаляете. Со временем он автоматически улучшается, но вы можете помочь ему на своем пути с помощью небольшой ручной точной настройки

Если сообщение ошибочно помечено как важное (например, желтый маркер важности отмечен рядом с неважным сообщением), откройте сообщение, затем нажмите кнопку меню с тремя точками и выберите Отметить как неважное. Точно так же вы можете пометить сообщения как важные, если они не были важными

Автоматическое удаление кэшированных/сохраненных файлов

Как и большинство операционных систем, Android хранит множество кэшированных файлов, хранящихся на вашем устройстве, чтобы избежать их последующей загрузки позже. Если на вашем телефоне не хватает места или несколько приложений ведут себя странно, вы можете попробовать удалить эти кэшированные файлы с помощью Google Files (ранее называлось Files Go).

Google Files может удалять файлы различных типов, включая ненужные/кэшированные данные/дубликаты файлов, загружаемые файлы и файлы мультимедиа, сохраненные в Google Photos. Это приложение также может отправлять различные файлы на другие Android-устройства, расположенные неподалёку.

9. Отправка сообщения электронной почты другим приложениям

Важные сообщения электронной почты можно легко сохранить, нажав на значок звездочки рядом с ними. Вы можете найти их позже, открыв папку Помеченные . Но что, если вместо этого вы хотите сохранить электронное письмо где-нибудь, например, в Evernote?

Вы можете сделать это, долгое нажатие на слово внутри сообщение. Маленькие синие вкладки появятся по обе стороны от слова, поэтому перетащите их, чтобы выделить весь текст, который вы хотите сохранить. Затем выберите Поделиться в небольшом окне меню, которое открывается чуть выше, и выберите приложение, в которое вы хотите сохранить его.

Правило 15: Обращайтесь к людям по имени

Людям нравится, когда окружающие обращаются к ним не «Вы», а называют при этом имя. Звук собственного имени зачастую очень благотворно действует на человека, помогает расположить его к себе. К тому же, уже давно было замечено, что если раз пять в разговоре произнести имя собеседника, то это немного увеличивает шансы успешных переговоров с ним. Особенно это полезно, если у вас плохая память на имена: повторяя имя, вам легче будет его запомнить. Только будьте внимательны! Лучше всего использовать имя в той форме, в которой собеседник сам вам его назвал. То есть, не нужно «Александра Александровича» именовать «Саней» — это лишь вызовет недоумение и отрицательные эмоции. Если вы не уверены в том, как правильно обратиться, лучше уточните этот момент у собеседника. Так вы избежите неловких ситуаций в дальнейшем.

Обращайтесь по имени!

Полезная информация: несколько важных принципов

При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: namesurname@companyname.com.
Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т.д.
Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание должно предполагать лишь одно целевое действие.

Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.

Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Объём почтового ящика

Если почта переполнена, то новые файлы дойти до вас не смогут. А это потерянная информация, а порою даже и деньги

Поэтому обратите на этот параметр внимание. Кроме обычных писем, вы можете получать файлы, архивы, видеоролики, фотографии, а это занимает немалый объём дискового пространства

На Gmail.com вам будет доступно 15 Гб места, что вполне достаточно для активного использования в течение нескольких лет. Если же вам этого недостаточно, то за небольшую сумму можно приобрести дополнительное дисковое пространство.

Яндекс выделяет своим стандартным пользователям 3 Гб, но вы можете этот размер увеличить до 20 Гб абсолютно бесплатно. Достаточно лишь выполнить несколько несложных условий. Цены на ещё большее дисковое пространство такие же, как у Gmail.com.

Mail.ru не ограничивает своих пользователем определённым количеством гигабайт. Вы можете бесплатно использовать любое пространство для размещения своих писем.

Лупа

На этом секреты андроид не заканчиваются, а скорее только начинаются. Еще одной достаточно полезной особенностью является возможность увеличения экрана или как ее еще называют – экранная лупа. Эта возможность очень выручает людей с нарушением зрения. Особенно актуальной данная функция становится для тех, у кого маленькая диагональ экрана.
Активизировать такую функцию не составит никакого труда. Как и в большинстве случаев, заходим в настройки гаджета и переходим к пункту «Специальные возможности». В этой вкладке, среди многочисленных настроек, необходимо найти «Жесты для увеличения». Активируем эту возможность и теперь можем увеличить любой участок дисплея тройным нажатием пальца.

Гостевой режим

Это удобная опция, которая позволит давать свой смартфон другому пользователю, не боясь, что он увидит какую-то личную информацию, воспользуется нежелательными для вас приложениями (например, со встроенными покупками). Очень удобно, когда гаджет нужно отдать ребёнку.

Как перейти в гостевой режим:

Перейдите в настройки. Выберите пункт «Пользователи и аккаунты». В некоторых оболочках этот пункт может находиться в разделе «Система» и во вкладке «Дополнительно» или «Расширенные настройки».
Нажмите на пункт «Пользователи». На скриншоте ниже видно, что изначально там указано, что смартфон использует Владелец, то есть, вы.
В списке пользователей нажмите на «Добавить гостя».
В настройках гостевого аккаунта можно закрыть доступ к определённым приложениям, например, мессенджеру, галерее.
После того как будет создан гостевой аккаунт, нажмите «Переключить».

Чтобы вернуться обратно в свой аккаунт, пройдите всю процедуру до пункта 3 включительно и выберите команду «Вы (Владелец)».

Почта Mail.ru

Сразу я не хотел в этот список включать почту от компании mail.ru из-за сомнительного рейтинга компании, а также баджика в виде цифры 1 на иконке программы в Play Маркете (этот баджик символизирует творческую импотенцию). Но если присмотреться, то почтовый клиент на Андроид от mail.ru очень неплох, особенно если учесть, какое количество пользователей используют mail.ru в качестве основной почты.

Приложение поддерживает Mail.ru, Яндекс, Gmail, Yahoo, Rambler и другие. Помимо почты также присутствуют календарь, задачи, звонки, облачное хранилище, погоду и другие. Если вы пользуетесь сервисами mail.ru, то эта почтовая программа вам подойдет.

Скачать Почта Mail.ru

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

«Для меня ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – это постоянная связь с очень широким кругом людей»

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются. Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

«Невообразимо, но в соцсети можно даже ИНТЕРВЬЮ брать!»

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

«С другой же стороны, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ прочно вошли в нашу жизнь…»

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Как фильтровать сообщения в Gmail

Фильтры позволяют классифицировать ваши электронные письма, давая вам больше контроля над входящими. Вы можете создать фильтр для автоматической пересылки электронных писем от конкретного отправителя на ярлык, создать правила для почты с вложениями, определенными словами и многим другим.

Откройте веб-интерфейс Gmail, посетив сайт gmail.com.
В строке поиска вверху нажмите стрелку вниз .
Установите правило для вашего фильтра . В этом случае мы собираемся заархивировать все электронные письма от Amazon.
После того, как вы установите критерии, нажмите « Создать фильтр» с этим поиском .
Выберите желаемое действие из списка доступных вариантов.

Автозаполнение паролей

Владельцы мобильных телефонов давно просили Google о реализации подобной функции, чтобы не нужно было использовать сторонние менеджеры паролей, а выполнять сохранение и заполнение нужных полей ввода в автоматическом режиме.

Теперь не нужно держать в голове десятки, сотни символьных наборов. Достаточно после однократного ввода кода разрешить хранение в защищенном облаке Гугл. В следующий раз Вам будет предложено вставить пароль их хранилища. Доступна фишка в Android выше восьмой версии. Включается в параметрах Google — Smart Lock для паролей. Можно внести в «чёрный список» приложения, для которых не хотите сохранять код:

Правило 4: Глаза – важный инструмент и аргумент общения

Человек, который при разговоре постоянно отводит глаза, производит впечатление неуверенного в себе, «скользкого» и хитрого. Но это не значит, что нужно уставиться собеседнику в глаза и не отводить взгляд – такой зрительный «прессинг» может вызвать не самую приятную реакцию: вас будут побаиваться, начнут чувствовать себя неуверенно и замыкаться. Лучше всего придерживаться компромисса: время от времени посматривать каждому из тех, с кем вы общаетесь, в глаза, а затем переключать взгляд на другого человека или в пространство. Если вы общаетесь один на один, то соотношения 80 на 20 будет вполне уместным (80% времени, конечно, смотрим в глаза). Если тяжело смотреть в глаза, смотрите человеку на переносицу (между его глазами), ему будет казаться что вы смотрите ему в глаза, а вам будет легче.

Есть альтернатива: MicroG

Есть альтернатива Google Play Services: проект под названием microG. Он предназначен для имитации всех сервисов Google Play, но имеет полностью открытый исходный код.

Он состоит из пяти ключевых компонентов, предназначенных для замены основных инструментов, имеющихся в Play Services. Это теоретически должно позволить работать приложениям, которые обычно требует Play Services — таких как Карты или Gmail. Но вот что: microG совместим только с ROM, которые поддерживают подделку подписи … и ОС Lineage не является одним из них. В результате microG имеет свою собственную ветку Lineage под названием LineageOS для microG.

Конечно, это также ломает всю цель проекта «Android без Google», но это альтернатива, если Вы хотите жить свободным от Google, но все же полагаетесь на доступ к одному или двум конкретным приложениям.

Итак, используете Android без Google? Возможно нет. Но если Вы хотите выйти из экосистемы Google, не являетесь большим поклонником Apple, и не против, загрузить пользовательский ROM, это определенно возможно. Если Вам не нужны какие-либо сервисы Google, это даже лучше.

В заключение

Этика деловой переписки по электронной почте всегда характеризует профессионализм менеджера и компании в целом. Поэтому каждому сотруднику фирмы, который стремится к карьерному росту и уважению партнеров, стоит овладеть навыками переписки с использованием электронной почты. Эти правила выполнять не так сложно, тем более, со временем они дойдут до автоматизма.

Стоит напоследок отметить, что этика в переписке – это не только способ показать свое уважение к партнеру и компетентность, но и отличный рабочий инструмент, который сделает деловое общение эффективным и результативным.