Как бесконечные списки задач убивают продуктивность

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

Составляю общий список дел, которые нужно выполнить

Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность

Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Всегда ли жизненный опыт является благом

Существуют люди, которые спустя какое-то время могут с уверенностью сказать, что они не хотели бы ничего менять и готовы прожить все свои моменты в жизни точно так же, не внося никаких корректив. Но таких счастливчиков не так уж и много. Некоторые вспоминают события минувших лет и очень жалеют, что не поступили иначе в какие-то моменты.

Что на это влияет? Разный жизненный путь? Возможно ли прожить, не совершив ни одной ошибки и ни о чем не жалея?

В целом жизненный опыт можно отнести скорее к положительным моментам. Существует множество крылатых выражений, связанных с этим. Например: «Лишь ваш личный жизненный опыт всегда остается с вами» или «Урок, извлеченный из собственного жизненного опыта, запоминается гораздо лучше, да он обычно вообще никогда не забывается. Вы перестаёте делать глупые ошибки и увеличиваете вероятность принятия правильных решений, становясь богаче, удачливее и счастливее», или «Опыт— самое ценное, что есть у каждого из нас в жизни».

За всю жизнь человек совершает далеко не одну ошибку – некоторые имеют очень печальные последствия. Порой такие промахи заставляют человека бояться повтора ситуации. Но стоит подумать, а надо ли? Боязнь обжечься еще раз в семейных отношениях (например, при неудачном браке) оставляет людей одинокими; страх осуждения окружающими порой не позволяет осуществить самую заветную мечту. И таких примеров можно привести множество.

Не всегда приобретенный через ошибки жизненный опыт помогает в дальнейшем. В некоторых ситуациях нам проще действовать как бы по привычке, а не продумывать новые ходы. Именно такое мышление и загоняет нас в тупик, мешает познавать что-то неизведанное и добиваться успеха.

Иногда привычные вещи могут раскрыться совсем с другой стороны, если не бояться рисковать. Например, вы стесняетесь петь, хотя у вас прекрасные вокальные данные – а вдруг вы упускаете свое истинное предназначение стать великой певицей; или вы избегаете коллегу, который периодически наблюдает за вами – а вдруг он тайно влюблен в вас и просто не знает, как лучше подойти, хотя он и есть тот самый принц, о котором вы мечтали. Подобных примеров очень много.

Как в жизни могут произойти изменения, если вы ничего не делаете и не стремитесь что-то изменить, а просто ждете? Нельзя жить прошлым неудачным опытом. Иногда гораздо проще оставить все сомнения позади и двигаться вперед на встречу чему-то новому.

Как пример такой боязни перемен можно привести историю слоненка, которого еще маленьким привязали к столбу цепью. Конечно, малышу не под силу порвать привязь. Но слон вырос и, казалось бы, набрался сил, но он не рвет цепь просто потому, что привык и не знает другой жизни.

Так же и человек боится выйти из зоны комфорта и рискнуть, попробовать что-то новое. Он зацикливается на том, что ничего не получится, и замыкается в себе.

🤓 Как я планирую своё образование

Мне никогда не нравилась слово «самообразование». Я учился в школе в университете, на десятках курсах и видел одну и ту же ситуацию. Даже если человек посещает эти занятия, это не означает, что он учится. Учитель может повторять одно и то же, десятки раз, разными способами, используя интерактив, но студент ничего не поймёт. Даже в начальной школе, у тебя, должно быть достаточно этого «само», чтобы учиться.

Так получилось, что я находил радость в чтении и учёбе. Этого «само» было достаточно. Правда, обычно, я просто наперёд читал учебник. В нелюбимых предметах и в сложных местах не разбирался,  ждал когда пройдём по программе. В любимых разбирался. Часто сам находил дополнительные материалы и изучал дополнительно.

С тех пор мало что изменилось. Я продолжаю «самообразовываться», искать дополнительные материалы и терзать преподавателей. Об этом я рассказывал в статье  SMMplanner «где учиться, чтобы стать SMM-специалистом».

Выбор темы или что буду изучать

По своему опыту я заметил, что быстрее всего и качественнее всего я учусь, когда  изучаю тему, которую вот-вот использую на практике . Не просто «сделаю домашку», а сейчас изучу и побегу вперёд на работу (домой, на улицу) — использовать.

Домой и на улицу не просто так.  Я учусь не только в профессиональной сфере, изучаю много материала в теме «кофе», «психология», «правильное питание», «спорт». 

Долго, вероятно брошу	Быстро, пройду
Курс по копирайтингу с практикой. Большую часть я уже знаю. Прохожу, чтобы изучить как делают другие.	Курс по сторителлингу. Прохожу, чтобы разобраться как рассказывать интересно и увлекательно.
Курс по контекстной рекламе с домашками.	Курс по контекстной рекламе, но нужно продавать сахар, через Яндекс.

Как учёба организована в моей жизни

Вся учёба помещается в слот для неё — это специально выделенное время в течение дня, когда я могу либо что-то изучать, либо ничего больше. И один день в месяц, когда весь посвящаю учебе.

Кажется, что лучше всего, чтобы этот кусочек времени был стабильным, допустим с 12 до 13. Но у меня такое не прижилось, поэтому я просто ставлю себе регулярную задачу в закрытый список «поучиться 15 минут».

Раньше я планировал обязательные книги и курсы для чтения, в специальной Трелло-доске. Но теперь работаю без этого, скорее просто веду список книг и курсов, составляю конспекты в брейне.

Где анализ

Именно анализ учёбы «спрятан» в анализе работы. Я же веду дневник, и просто раз в месяц-полтора рефлексирую на тему обучения «что, где, как».

Жизненный опыт в зрелом возрасте и в старости

Рассмотрим жизненный опыт и его значение в зрелом возрасте и старости.

1. Зрелый возраст. Жизненный опыт накапливается в течение всего пути человека. В зрелом возрасте он применяется гораздо чаще.

Этот период, когда ошибки не совершаются необдуманно. Каждый раз сначала происходит мысленная оценка ситуации и возможных последствий и уже потом принятие решения.

2. Старость. В этот период все зависит от того, какой именно опыт человек приобрел.

Мудрость. Это интеллектуальная собственность человека, который обладает знаниями и умеет применять их на практике.

Человеку становится не интересно то, что он еще не изведал. Ему проще подключить воображение и предсказать, как ситуация может развиваться.

Естественно, такое предсказание можно сделать, только основываясь на своем большом жизненном опыте. В итоге человек теряет интерес к новым знаниям и просто живет в мире и гармонии с окружающей действительностью и собой.

В любом случае все заканчивается неизбежной смертью. Человек уходит из мира живых, попадая в другие миры или перерождаясь, но при этом оставив след после себя.

• Погружение в детство. Проживая жизнь, некоторые люди до самого конца не находят в ней своего места. Поэтому, впадая в детство уже в довольно серьезном возрасте, человек в очередной раз доказывает, что не нашел для себя смысла жизни. Он такой, какой есть, и даже не пытается строить из себя того, кем не является.

• Непреходящая молодость. К этому типу можно отнести людей, которые долгое время накапливали свои знания, но вот их качество остается довольно спорным. Объема информации может быть и достаточно, но она слишком разрозненна. Возможно, у такого человека даже выстроена своя система устройства мира, которая может быть отлична от общепринятой. Поэтому он постоянно познает для себя что-то новое и интересуется этим с юношеским азартом.

Но нередко случается, что такие люди специально изображают интерес к чему-то, чтобы показать себя глубокими и эрудированными. На самом же деле они далеко не такие, но поскольку мы говорим о старости, то изменить что-то уже невозможно.

Планируем свой день: основные способы

В крупных компаниях уже начали открывать вакансии тайм-менеджеров: они занимаются оптимизацией рабочего времени персонала. К популярным методикам планирования дня, известным в психологии, можно отнести следующие.

Техника «Помидор». Направлена на то, чтобы помочь сконцентрироваться на определенном деле. Суть в чередовании рабочего времени и перерывов. Человек сначала трудится 25 минут, а затем 5 минут отдыхает

Важно выполнять дела с максимальной отдачей и минимальным отвлечением в установленный промежуток. Таким образом, производительность измеряется количеством «помидорок», выполненных за трудовую смену

Интеллект-карты. Технику разработал английский психолог Тони Бьюзен. Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему. В центре листа проставляется дата, а от нее прочерчиваются ветви с различными категориями дел. На таких картах удобно отмечать выполненные задачи и добавлять новые.

Метод GTD. Автор методики Дэвид Аллен признан одним из лучших теоретиков личной эффективности. А его книгу «Как привести дела в порядок» называли бизнес-книгой последних десятилетий. В основе лежит принцип о том, чтобы хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе (например, в блокноте). И использовать не спонтанное планирование, а четкую систему алгоритмов.
Матрица Эйзенхауэра

Способ помогает разделить задачи по степени важности. В качестве инструмента применяется специальная таблица из четырех полей-квадратов.

Анализ «ABC». Методика полезна там, где нужно расставить приоритеты среди различных направлений

Группа А — важное и срочное, B — дела средней важности, C — дополнительная деятельность.
Техника планирования «1–3–5». В список заносят одно важное дело, 3 средних и 5 мелких

Они уже распределены по степени важности, и это помогает избавиться от ощущения аврала.
Пирамида Франклина. В основе любой задачи, по мнению Бенджамина Франклина, лежат жизненные ценности и моральные ориентиры. Ученый называл их добродетелями и выделил для себя 13 основных. К ним относились спокойствие, трудолюбие, кротость, решительность и другие. В специальной тетради была отведена страница на каждый жизненный принцип. Таким образом, ежедневно Франклин сосредотачивался на одной из добродетелей и по вечерам отмечал промахи, допущенные на пути к моральному совершенству.

Интеграция дел Microsoft с Cortana

Одной из новых функций Microsoft To-Do является ее интеграция с Cortana. Чтобы использовать его, вам нужно жить в США, Великобритании, Индии или Австралии. В ближайшие месяцы ожидается постепенное развертывание.

Интеграция позволяет использовать Microsoft To-Do с любого компьютера с поддержкой Cortana, включая Windows, Android, iOS и устройства умного дома.

Когда вы используете Cortana с Microsoft To-Do, у вас будет возможность создавать свои списки дел и напоминания непосредственно в приложении, а не в Cortana. Кортана также может зачитать ваши задания в Мой день и другие списки, которые вы составили.

Чтобы использовать Cortana с приложением, вам нужно настроить Microsoft To-Do как Подключенный сервис, Для этого перейдите к Cortana> Записная книжка> Управление навыками> Подключенные сервисы на ПК или Cortana> Настройки> Подключенные сервисы, Выберите либо прогноз или же Офис 365 (в зависимости от того, используете ли вы личный корпоративный аккаунт), затем нажмите соединять кнопка.

Как эффективно вести ежедневник: важные правила

И вот у вас есть симпатичная тетрадь, и вы начали записывать дела на день, но полезности его вы пока не чувствуете. Как удобно вести ежедневник, чтобы был толк?

Поставьте себе цели — на месяц, на 2-3 месяца и даже на год. Для этого отведите специальный лист и аккуратно их выпишите. Лучше всего, если цели будут конкретные, измеримые, выполнимые и конечные, например, не “Я хочу похудеть”, а “Я хочу весить меньше на 2 кг через 3 месяца”). Если вы только в начале пути, не ставьте себе много целей. Одной-двух вполне достаточно. Можно прописать цели и на “стратегической картонке” — это одновременно и закладка, и мотиватор.
К каждой цели распишите задачи — что надо сделать в этом месяце и на этой неделе, чтобы цели достичь. Расставьте задачи по дням недели.
Полезно записывать долгосрочные планы и мечты. Многие любят технику “100 желаний” — нужно записать 100 своих желаний, и хорошо бы за один раз. Самые интересные желания появляются в самом конце!
Носите ежедневник с собой, если вы ходите на работу. Это удобно — всегда можно посмотреть записи на день и что-то сделать с рабочего места, например, оплатить коммунальные услуги, куда-то зайти по пути домой и т.д.
Расставляйте приоритеты у дел. Можно выделять цветным текстовыделителем самые важные дела, а можно использовать обозначение А Б В. А — самые важные дела, сделав которые, вы скажете, что день прошёл не зря. Б — не самые, но тоже важные. В — неважные, и их можно делегировать, перенести или вовсе не делать.
Всегда начинайте день со сложных дел либо с дел с приоритетом А. Либо делайте их тогда, когда у вас больше всего энергии — обычно это первые часы работы.
В конце дня запишите вкратце главные события дня и ваши эмоции по этому поводу — получится что-то типа мини-дневника. До отдельной тетради не всегда доходят руки, а в ежедневнике часто остаётся место и для таких пометок.
Обязательно отмечайте выполненное — это своеобразная награда

Как вам удобно — помечать сделанное галочкой, аккуратно вычеркивать или вовсе закрашивать дело? Мне по душе последний вариант, поскольку дело не маячит перед глазами и не отвлекает внимание, но тот же Райдер Кэррол, создатель Bullet Journal, считает, что тогда очень трудно будет найти нужную запись в уже завершённом планере.
Не планируйте слишком жёстко своё время — ведь такой план сложно выполнить. В жизни возникает много непредвиденных обстоятельств и задач, поэтому жёсткий график постоянно сбивается — он просто нежизнеспособен! Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют планировать не более 50% своего рабочего времени, причём, между задачами должен быть запас времени — если вдруг что-то сдвинется, это не помешает дальнейшим планам.
Не пишите в ежедневнике всё подряд

Некоторые используют его как блокнот, а в итоге записи заезжают на соседние листы, и найти в нём что-либо очень непросто. Идея: выделить под записи листы в конце блокнота.
Планируйте свой день накануне. Вечером, в конце дня выделите немного времени, чтобы спланировать следующий день. Так вы психологически настроитесь на предстоящие задачи — и на то, чтобы их завершить. Некоторые планируют утром — это тоже неплохо, но постарайтесь планировать тогда, когда вы ещё не в суете дня — а, к примеру, релаксируете, допивая утренний кофе.

Научиться правильно спать

Любой недосып рано или поздно приводит к потере продуктивности, энергии, возможности концентрироваться, испытывать вдохновение, творить

Поэтому для меня качество сна очень важно

Экспериментальным путем я пришел к выводу: я — жаворонок. Самое продуктивное для меня время – утро, я с удовольствием размениваю вечерние часы на утренние: один утренний для меня важнее, чем три вечерних. Поэтому я стараюсь максимально рано ложиться спать. В 21:00 это сделать объективно сложно, а вот в 21:30 или 22:00 вполне реально.

Перед сном, минимум за час, я отключаю все гаджеты, не смотрю телевизор, чтобы не перегружать нервную систему и быстрее заснуть. То же касается и питания: мой главный прием пищи — это завтрак, потому что он насыщает организм углеводами. В обед порция меньше. Ужин — не позднее 18.00, сочетание белка и растительной клетчатки. 

Если ложиться на полный желудок, заснуть сложно. Кстати, когда я изменил свой рацион и отвел минимум 50% овощам и фруктам, я стал высыпаться быстрее: раньше мне требовалось девять-десять часов, сейчас хватает шести-семи.

Вход в сон должен быть постепенным. Вспомните детский сад или пионерский лагерь — никто не играет в салочки перед отбоем. Обязательно проветривание комнаты: малое количество кислорода не дает нормально выспаться, увеличивает продолжительность, но не качество сна.

Идеальное место для сна можно описать понятием Cave (пещера): темно, тихо и прохладно. Я закрываю шторы и поддерживаю температуру 17-18 градусов — кондиционер и открытое окно в помощь. Если при открытом окне с улицы доносится шум, можно спать в берушах. К ним быстро привыкаешь, главное — выбрать мягкие и эргономичные. Кстати, беруши можно сделать на заказ.

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом. Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

7 ключевых признаков критического мышления

Наверное, практически каждый человек уверен, что умеет мыслить критически. Но в действительности такая способность присутствует лишь у небольшого количества людей, да и то не всегда. Настоящее критическое мышление подразумевает, что соблюдаются все семь принципов, каждый из которых мы детально рассмотрим далее.

1. Гибкость

Мы склонны держаться за наши знания и убеждения, опираться на стереотипы и придерживаться заранее выбранной точки зрения. Такой подход позволяет нам минимизировать когнитивную нагрузку и снизить уровень стресса. Именно отсутствие гибкости мышления сильнее всего мешает большинству людей мыслить критически. Они предпочитают получать информацию в готовом виде, осмысливая её в соответствии с имеющимися паттернами восприятия.

Гибкость мышления важна ещё в одной сфере. Большинство людей обычно верит той точке зрения, которую слышит первой. Например, если поссорились два соседа, остальные обычно поддерживают того, кто успел первым рассказать им своё видение ситуации и обвинить в конфликте своего оппонента. Но человек, способный мыслить гибко, непредвзято оценивает ситуацию, и его мнение не зависит от того, в какой последовательности он услышал версии конфликтующих сторон.

2. Логичность

Несмотря на то, что логика – это довольно сложная наука, большинству людей её основные законы доступны для понимания на интуитивном уровне. Логичность критического мышления подразумевает, что в своих суждениях человек руководствуется именно законами логики. Все его умозаключения логичны, он всегда действует и рассуждает последовательно, в любых обстоятельствах умеет правильно оценивать причинно-следственные связи, не путая и не перекручивая их.

3. Социальная ориентированность

Каждому человеку в той или иной мере свойственен специфический эгоизм, заключающийся в том, что он считает более правильными те утверждения, которые выгоднее или приятнее для него самого. Но хорошо развитое критическое мышление исключает подобный подход.

Такой человек любую ситуацию рассматривает с разных ракурсов и оценивает её не с позиции личных предпочтений, а с позиции социальной справедливости и адекватности. Например, если происходит конфликт в общественном месте, он всегда трезво оценивает ситуацию, при необходимости признавая свою неправоту.

4. Обоснованность

Любое утверждение должно быть аргументировано и доказано. Человек с развитым критическим мышлением прекрасно понимает это, поэтому в споре всегда использует только те аргументы, которые готов доказать, и избегает аргументов в стиле «Любой дурак знает!». Разумеется, и к чужой аргументации он весьма требователен. При этом многих людей раздражает, когда он уточняет, из какого источника взята определённая информация и как её можно перепроверить.

5. Беспристрастность

Ещё одна особенность людей с хорошо развитым критическим мышлением заключается в том, что они никогда не судят пристрастно. Они игнорируют авторитетные точки зрения и личные предпочтения, не боятся, что их выбор кого-то расстроит.

Чтобы проверить, умеете ли вы мыслить беспристрастно, представьте себе ситуацию, в которой близкий вам человек оказывается неправым в споре с кем-то посторонним. Заметите ли вы это? Сможете ли сказать ему, что он неправ, и как вообще будете вести себя в такой ситуации? Оставаться беспристрастным очень сложно, поэтому это одно из самых эффективных испытаний критического мышления.

6. Последовательность и системность

Критическое мышление не может быть бессистемным или непоследовательным. Оно не терпит хаоса и сумбура в мыслях, а требует порядка и умения раскладывать информацию по полочкам. Такой человек всегда последователен в своих суждениях, решениях и действиях. И посторонним обычно довольно сложно запутать его, сбить с мысли или навязать свою точку зрения, которая не впишется в его систему.

7. Самостоятельность

Многие люди даже не задумываются, насколько им нравится, когда кто-то думает за них и преподносит им уже готовую точку зрения – продуманную, аргументированную и простую для понимания. Но критически мыслящий человек никогда не принимает готовое мнение

Для него важно получить достаточное количество убедительных аргументов, чтобы самостоятельно сформировать свою точку зрения

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста

Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

«Приоритетчик»

У приоритетчика развито логическое, реалистическое и критическое мышление. Он опирается на факты. Легко концентрируется, ценит свое время. Силен в расстановке приоритетов.

Заранее продумывает, сколько времени займет задача – чтобы более эффективно планировать работу. Фокусируется на ключевых задачах и выполняет их в первую очередь. Стремится как можно быстрее достичь своих целей.

Иногда проявляет чрезмерный контроль. Любит давать указания коллегам.

Сильные стороны:

• Быстрое принятие решений
• Расстановка приоритетов
• Анализ данных
• Фокус на цели и результате
• Системность и решительность действий

Слабые стороны:

• Слаб в коммуникациях (часто избегает общения)
• Ради достижения цели готов на любые средства
• Бывает слишком жестким руководителем, давит на сотрудников

В работе не любит:

• Неточность или нехватку информации
• Нечетких сроков и заданий
• Пустой болтовни
• Вмешательства в личную жизнь (избегают любых разговоров о личном)

Стиль общения:

Не любит долгих разговоров ни о чем. В обсуждении рабочих вопросов хочет видеть факты, а не мнения. Обходится минимумом слов в переписке и разговорах.

Стиль принятия решений:

Собирает максимум информации, анализирует проблему и разрабатывает решение. Рассуждает рационально, пытается решить проблему логически.

Рабочее место:

Придерживается минимализма, по принципу – ничего лишнего. Рабочее место обычно чистое и аккуратное. Если это личный кабинет, в нем нет никакого декора и «украшательств».

• Техники тайм-менеджмента
• Списки дел и системы планирования

Что поможет повысить продуктивность:

Приоритетчик обычно очень продуктивен. Но может забывать, что иногда для решения задачи нужно действовать не «в лоб», а искать креативные обходные пути.

Приоритетчику нужно давать себе проявлять больше творчества. Стоит выделять в рабочем графике время, когда можно просто спокойно поразмышлять или почитать вдохновляющую книгу.

Как начать вести ежедневник с нуля: пошаговая стратегия

Если вы уже что-то читали по этому поводу, то воскликните: о боже, как всё сложно! Поэтому я объясню вам на пальцах, как и что делать.

Шаг 1. Выберите тот, который нравится

Это может быть красивый ежедневник в кожаном переплете, или вовсе обычная тетрадь. Ежедневников сейчас целая куча, и в интернете можно найти абсолютно разные — в точку, в клетку, в линейку, с рисунками и без, обычные и не очень. Тут можно заблудиться!

Если вы сомневаетесь, подойдёт ли вам выбранный, поступите как я:

Шаг 2. Просто начните вести!

Если это недатированный вариант, проставьте даты, укажите месяцы — и вперёд!

Не бойтесь ошибиться — ведь это ваше личное дело, как вы заполняете ежедневник.

Если есть боязнь чистого листа, можно поступить так:

• Начните со 2й страницы!
• Купите ручку со стирающимися чернилами и заполните ей. Нет ручки — берите карандаш и ластик.
• Разрешите себе ошибиться! Помните, что ежедневник — это подспорье в работе и жизни, а не выставочный экземпляр. Если вы им не пользуетесь, он просто пылится без дела, и всё.

Шаг 3. Ведите какое-то время, чтобы привыкнуть

Не старайтесь вести правильно и красиво — просто не забывайте записывать дела и вычёркивать сделанные. Носите ежедневник с собой повсюду. Ну, вот вы и ведёте ежедневник!

Когда привычка появилась, можно пробовать разные системы планирования, трекеры привычек и постановку целей. Но не пытайтесь сделать всё и сразу — это так не работает! Схватившись за всё одновременно, вы с большой вероятностью забросите ваш ежедневник и вообще планирование.

В Things 3 есть за что заплатить

Стойко уверен, какую бы подборку менеджеров задач вы ни открыли, в ней всегда будет это приложение. Настоящий идеал менеджера задач, способный справиться буквально со всем, что вы ему доверите. Приложение имеет высочайший рейтинг в App Store, а его функциональность не оставит равнодушными даже требовательных пользователей. Мы уже писали об этом приложении ранее. В этой статье мой коллега Павел Дмитриев подробно разобрал все функции и поделился своим мнением. Рекомендую к прочтению.

Лучший менеджер задач, который вы можете себе представить.

Дизайн приложения простой и интуитивно понятный. Сложно найти решение подобного рода от других разработчиков. Приложение также встречает нас экраном с добавлением разного рода задач. При этом каждая задача не нагружает вас огромным количеством деталей, и все выглядит также просто, как список покупок на бумаге. У каждой из задач есть огромное количество разных настроек: теги, чек-листы, дата начала и дата завершения, но эти поля аккуратно располагаются в правом нижнем углу, пока в них не возникнет необходимость.

Интерфейс приложения Things 3 на iPhone.

Все задачи сначала попадают в раздел Входящие, где хранятся до тех пор, пока вы не укажете для них дополнительные параметры. Очень часто случается так, что необходимо быстро что-то записать, а уже потом разбираться с деталями. В Things это организовано на высшем уровне.

Помимо задач существует также раздел Проекты, в который вы можете добавлять несколько задач сразу. Тут можно устанавливать дедлайны, гибко работать с конкретными подпунктами проектов и многое другое. Существуют еще более крупные разделы такие, как Области. В них можно добавлять несколько проектов и удобно работать с каждым из них.

Приложение Things 3 крайне простое в использовании, и даже если вы никогда не сталкивались с подобного рода софтом, трудностей с ним возникнуть не должно. Главными минусами этой разработки являются отсутствие кроссплатформенности (Things 3 доступен только внутри экосистемы Apple) и ценовая политика разработчиков. Приложение для iPhone обойдется вам в 899 рублей, для iPad — 1790 рублей, а для Mac цена достигает отметки в 4690 рублей, поддержка Apple Watch тоже на месте. Но не спешите закидывать меня помидорами, ежедневно Things 3 выбирает огромное количество пользователей Apple. Там действительно есть чему удивиться.